Dicas para uma reunião mais produtiva com a sua equipe.

Dicas para uma reunião mais produtiva com a sua equipe.

Segundo especialistas do mercado, falta de organização e planejamento são as principais razões para que hajam “gaps” nos processos de uma empresa.

 

Em teoria, todos entendem que a preparação pode construir ou destruir uma reunião importante. Quanto mais trabalho você fizer antes de entrar na sala, mais produtivo e eficiente você será. Mas quem tem tempo para se preparar adequadamente?

Pensando nisso, o Terracota preparou uma lista de verificação que torna a preparação da reunião rápida e fácil – certifique-se de imprimi-la ou guardá-la para mais tarde. 

Cada etapa é descrita com mais detalhes abaixo. Usar a lista de verificação e os princípios por trás dela garantirá que você cobriu todas as suas bases e que você não vai perder o tempo de ninguém (incluindo o seu).

1.Identifique a proposta da reunião 

O que você precisa fazer? Tomar uma decisão, resolver um problema, informar seu time sobre alguma iniciativa… Ter claro qual o principal objetivo da sua reunião é o principal passo do planejamento e te levará a ter sucesso nos próximos passos.

2. Tenha certeza de que você realmente precisa chamar uma reunião

O tempo das pessoas é precioso, inclusive o seu, pensando nisso tenha certeza de que você realmente não consegue resolver a questão de outra forma senão chamando uma reunião. Não chame uma reunião se você não teve tempo de prepará-la, ou se a questão a ser tratada em reunião for muito pessoal de modo que seja melhor tratar individualmente com cada membro da equipe. Fique atento aos detalhes.

3. Desenvolva uma agenda preliminar 

Planeje uma sequência para a reunião. Por exemplo, inicie com um tempo para um briefing de introdução e para apresentar o contexto da discussão, lembre-se de deixar um tempo considerável no final da reunião para que todos possam expor seus pontos. Organize mais ou menos quanto tempo cada tópico tomará da reunião e diga o horário de encerramento no início da reunião, isso vai ajudar a manter a equipe mais focada. 

4. Selecione os participantes certos 

Leve em consideração qual é a decisão chave da sua reunião, quem será afetado por ela, quem pode ajudar e quem precisa ser avisado. Lembre-se sempre que o tempo da sua equipe é precioso e quanto mais prático você for, melhor. 

5. Atribua funções aos participantes 

Isso é fundamental para manter seu time engajado durante a reunião e torná-la cada vez mais produtiva. Algumas ideias de funções:

  • Um facilitador orienta a discussão, certificando-se de que todos os lados da questão sejam levantados (este é um bom trabalho para alguém que está desenvolvendo habilidades de liderança e praticando neutralidade).
  • Um redator captura ideias e decisões importantes e distribui notas (isso dá às pessoas tímidas uma maneira de participar).
  • Um cronometrista ajuda a conduzir a discussão de forma eficiente.
  • Um colaborador mantém a discussão animada e no caminho certo.
  • Um especialista compartilha conhecimento sobre questões específicas. Uma vantagem: você pode pedir a um especialista para participar de apenas parte da reunião, mantendo sua contribuição focada.

6. Decida onde e quando será sua reunião e certifique-se de que o local estará disponível com antecedência

Não esqueça de reservar o espaço e testar os equipamentos necessários com antecedência evitando a geração de stress aos participantes e a perda de tempo. 

7. Envie um convite por e-mail com antecedência para os participantes 

Explore ferramentas como a agenda do Google, que ao enviar o convite por e-mail, marca na agenda do convidado e envia alguns lembretes antes da reunião. Além disso, você também pode enviar por e-mail um breve resumo do que será tratado em reunião.

Por fim, certifique-se de que você está pronto para a reunião. Você redigiu e praticou sua apresentação, imprimiu apostilas e cuidou de quaisquer outros detalhes de última hora? Fazer o trabalho de preparação aumentará sua confiança e preparará você para uma reunião de sucesso.

 

Esperamos ajudá-los com estes e outros conteúdos, estejam atentos às redes do Terracota Coworking e conte conosco! 

 


Texto de Rebecca Lorenzetti. 🧡